Microsoft 365 biedt diverse mogelijkheden voor het aanmaken van e-mailadressen. Afhankelijk van de rol, functie of het doel hiervan zijn er een aantal keuzes te maken. Om ervoor te zorgen dat de structuur behouden blijft en de juiste keuze gemaakt wordt hebben we hieronder een aantal richtlijnen uitgewerkt:

Algemene richtlijnen

• Controleer of minimaal de voornaam, achternaam en weergavenaam correct zijn ingevoerd met gebruik van hoofdletters en controleer of er niet ergens nog een spatie aan de voorzijde of achterzijde is blijven staan.
• Controleer of de naamconventie van het e-mailadres overeen komt met de structuur.
• Controleer of de juiste locatie geselecteerd is bij het aanmaken. Indien dit niet correct is wordt een andere tijdzone en tekenset voor deze gebruiker gehanteerd dan gebruikelijk is. 
• Controleer of de juiste licentie geselecteerd is. Gebruik geen leerlinglicenties voor medewerkers en andersom. Dit heeft effect op de voor de gebruiker beschikbare functionaliteit en gedrag in o.a. Microsoft Teams.

Wat voor type account kies ik?

Regulier gebruikersaccount

Een regulier gebruikersaccount is doorgaans alleen geschikt voor persoonlijke e-mailadressen. Houdt hierbij aan dat iedereen die werkzaam is in de organisatie slechts 1 gebruikersaccount krijgt op naam van deze persoon. Dit is doorgaans [email protected] of [email protected] en wordt aangemaakt met ofwel een A1 licentie (beperkte functionaliteit voor bijv. een concierge) of een A3 licentie (volledige functionaliteit met gebruik van Office Desktop apps en bijv. apparaatconfiguraties). 

Vermijd het gebruik van deze licenties bij het maken van bijv. functie-adressen voor een directeur, IB-er e.d. Aan het gebruikersaccount worden alle rechten en beleidsregels gekoppeld, dus het 1-persoon-1account principe is hierbij erg belangrijk. Voor functie-adressen zijn andere mogelijkheden. 

Gedeeld postvak

Een gedeeld postvak is geschikt voor functie-adressen als daar ALLEEN een e-mailfunctionaliteit benodigd is zoals:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Indien er ook behoefte is aan een bestandslocatie voor documenten (SharePoint), een agenda of overige zaken als een notitieblok, dan is een Microsoft 365 groep een betere optie. Neem ik dat geval met onze servicedesk contact op om deze aan te laten maken en op te laten nemen in de structuur.