Inleiding

Outlook kan online of lokaal gebruikt worden. Bij een lokale installatie is het programma Outlook op uw pc geïnstalleerd. In deze handleiding behandelen we de eerste stappen die gevolgd worden om uw Outlook installatie compleet te maken.

 

Meld u aan met uw zakelijke account.

Wanneer u Outlook voor de eerste keer opstart wordt er gevraagd in te loggen met uw zakelijke account.

Op een beheerd apparaat worden uw e-mailadres en wachtwoord al aangeboden door Outlook. U bent immers al ingelogd in Windows 10 met deze gegevens.
Op onbeheerde apparaten dient u dit zelf in te vullen, waarna het loginscherm van uw organisatie opent.

Geef uw wachtwoord op en klik op Aanmelden.
 

 

Uw zakelijke account is nu aangemeld.

 

Een tweede account toevoegen

Om een tweede account aan de installatie toe te voegen doet u het volgende.

Klik links bovenin op het tabblad Bestand.


 

Vervolgens klikt u op Accountinstellingen.

 

Gebruik vervolgens de knop Nieuw en doorloop de stappen bij Meld u aan met uw zakelijke account.


 

Een Lokale Kopie Van Uw Postvak Wordt Gemaakt.

Wanneer u een e-mailaccount toevoegt aan Outlook, wordt een lokale kopie van uw gegevens op uw computer opgeslagen. Met deze functie hebt u toegang tot uw eerder gedownloade of gesynchroniseerde e-mailberichten, agendagegevens, contactpersonen en taken zonder internetverbinding.

Afhankelijk van de snelheid van uw apparaat en de hoeveelheid gegevens in uw account, kan het enkele minuten duren voordat dit proces voltooid is.
 

Handtekening Instellen En Synchroniseren Met De Cloud.

Uw kunt uw e-mails voorzien van een handtekening met daarin uw zakelijke informatie voor een professionele uitstraling van uw berichten. Om een handtekening in te stellen doet u het volgende.
 

• Klik op Bestand > Opties
• In het tabblad Algemeen selecteert u Sla mijn Outlook instellingen op in de cloud
   

Hiermee zorgt u ervoor dat de instellingen die u lokaal maakt ook in de webversie worden toegepast. Dit geldt ook voor uw handtekening.
 

 

Nadat u deze instelling heeft aangepast navigeert u naar het tabblad E-mail. Hierin kiest u de optie Handtekeningen.

In het geopende venster klikt u op Nieuw om een nieuwe handtekening aan te maken. In het tekstvak geeft u vervolgens de tekst op, of plakt u een al bestaande handtekening.
Met de instellingen aan de rechterzijde kiest u de wijze waarop de handtekening wordt toegepast

Klik ten slotte op OK om de handtekening op te slaan.

 

Email Flaggen

In outlook kunt u een e-mails die u later nog wilt opvolgen markeren met een vlag. Hiermee wordt de mail in een aparte lijst opgeslagen, zodat u deze snel terug kan vinden.
 

• Klik achter de mailtitel op het doorzichtige vlaggetje om een flag toe te passen.
• Klik met rechts op hetzelfde vlaggetje om een periode op te geven waarbinnen u de mail opvolgt.
   

Om e-mails met een flag te bekijken klikt u links onderaan op het 3 stippen menu en vervolgens op Taken.

Hier ziet u een overzicht van alle mails die u geflagd heeft. Door nog eens op het vlaggetje te klikken wordt deze verwijderd. De mail verdwijnt uit het overzicht en wordt beschouwd als opgevolgd.
 

Automatische Afwezigheidsberichten Inschakelen (Out Of Office)

Het komt wel eens voor dat u op vakantie gaat of langdurig met verlof bent. Voor deze situaties kunt u een standaardantwoord configureren voor alle mail die tijdens die periode binnenkomen.

Zo kunt u iedereen op de hoogte houden van uw afwezigheid en eventueel informatie opgeven van een collega die uw mailverkeer tijdelijk waarneemt. Er kunnen verschillende berichten worden opgesteld voor uw collega’s en externe contacten.
 

Met onderstaande stappen stelt u een Out of Office bericht in.
 

1. Selecteer Bestand > Automatische antwoorden.
2. Schakel in het dialoogvenster Automatische antwoorden het selectievakje Automatische antwoorden verzendenU kunt ook een datumbereik voor automatische antwoorden instellen. Er worden dan geen automatische antwoorden meer verzonden vanaf de datum en tijd die u opgeeft als de eindtijd. Als u geen bereik opgeeft, moet u automatische antwoorden handmatig uitschakelen.
    

Verwerkingsregels Maken

Tot slot kunt u met Outlook uw binnengekomen mail automatisch laten verwerken.
In plaats dat berichten allemaal ongelezen in het Postvak In terecht komen, kan u ervoor kiezen om mails van een bepaalde afzender meteen naar een map te verplaatsen.

Dit kan een hoop uitzoekwerk schelen.

Om een automatische verwerkingsregel aan te maken selecteert u eerst een bericht van de afzender waarvoor u een regel wilt maken. Dit doen we zodat een groot deel van de benodigde informatie al voor ons wordt ingevuld.

Vervolgens klikt u in het bewerklint bovenaan op Regels > Regel maken
 

In het venster dat nu opent is de informatie van de afzender al aanwezig.
Onderaan kunt u een map selecteren om de mails naar te verplaatsen.

Vergeet niet om het vinkje ook in te schakelen.
Alleen regels met ingevulde gegevens én een ingeschakeld vinkje worden toegepast.