Wanneer er in uw organisatie een beleid voor Data Loss Prevention actief is, kan het voorkomen dat een gedeeld bestand niet goed aankomt bij de externe ontvanger.

U ontvangt hier een e-mailnotificatie van, waarin aangegeven wordt welk beleid actief is geworden en op welke bijlage er is gereageerd. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo'n bericht.

Data Loss Prevention scant namelijk de inhoud van documenten op de aanwezigheid van persoonsgegevens en zal om een datalek te voorkomen de inhoud eerst blokkeren.

Omdat er ook veel situaties zijn waarin het delen van persoonsgegevens wél toegestaan is, bent u als gebruiker in staat om dit beleid te overschrijven.

Hierbij geeft u op welke zakelijke reden u heeft om alsnog persoonsgegevens met externe personen te delen.

Het is erg belangrijk dat u dit doet, omdat deze reden wordt vastgelegd en gebruikt kan worden in het geval er toch een datalek ontstaat.

Detectie overschijven

- Gebruik de snelkoppling uit de e-mailnotificatie om het bestand gemakkelijk te vinden.
Dit opent het bestand in de lees-weergave. Klik een keer terug om de opslaglocatie te zien, bijvoorbeeld uw overzicht in OneDrive.

- Bij het betreffende document treft u een rood icoontje aan wat aangeeft dat er iets met het bestand aan de hand is.

Waneer u met uw muis over het bestand beweegt, opent een extra kaart met informatie.

- Klik op Beleidstip weergeven en klik hier nogmaals op in het menu aan de rechterzijde van het scherm.

- Na het openen van de beleidstip is het mogelijk om de detectie te overschrijven.
In dit scherm geef je een zakelijke reden op voor het alsnog delen van persoonsgegevens.

U kunt de mail nu opnieuw verzenden. De bijlage is beschikbaar voor externe personen en de reden waarom persoonsgegevens zijn gedeeld is gerapporteerd.